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Avez-vous déjà eu le sentiment de participer à une réunion inutile ? Quel que soit votre service ou fonction dans l’entreprise, la réponse est probablement oui. Sachant qu’un salarié français passe en moyenne trois semaines par an en réunion  – six semaines s’il est cadre [1] -, il y urgence à faire de ces temps de rencontre collective l’une des clés de voûte de la performance de l’entreprise. Des réunions enfin productives, c’est possible !

 Pour des réunions enfin productives : deux conseils visant à réduire le nombre de participants et le temps de réunion

Comment mettre en place des réunions productives ? Découvrez dans cette infographie la stratégie suggérée par Wrike, société américaine proposant des solutions de collaboration et de gestion de projet sur le cloud, et les conseils de Parlons RH

Afin d’augmenter (la productivité des réunions), commencez par réduire (deux irritants) !

Cela concerne la durée excessive des réunions : l’attention des participants et leur efficacité ne peuvent se maintenir non-stop sur une longue période. Or, si vous bloquez un créneau d’une heure par exemple, quels que soient les besoins effectifs, vous l’occuperez ! Tout dépend bien sûr de l’objectif et de la démarche adoptée pour cette rencontre – réunion de résolution de problèmes, durant laquelle vous allez mettre vos collaborateurs à contribution ; recueil d’information, où vous allez les consulter ; transmission de nouvelles informations, où les échanges seront plus limités. En toute hypothèse, une étude Barco et Circle Research publiée en janvier 2019 estime qu’une durée de 22 minutes permet des réunions productives !

L’autre écueil majeur concerne le nombre de personnes conviées aux réunions. Solliciter « les collaborateurs disponibles » à l’horaire choisi peut s’avérer délétère… Quel est le sens de leur présence s’ils ne peuvent pas contribuer de manière effective à la rencontre ? Les réunions productives regroupent des acteurs et non des spectateurs.

Des réunions mal organisées affectent la ligne budgétaire de l’entreprise. La start-up Perfonypropose une « calculette » pour évaluer le coût des réunions dans une entreprise selon leur fréquence, leur durée et le nombre de participants. Exemple : dans une entreprise de 200 personnes, si chaque collaborateur passe deux heures par semaine en réunion, le budget à la fin de l’année représentera environ 1 000 000 € !

 2 conseils pour mettre la réunion sur les bons rails – et les collaborateurs dans l’état d’esprit approprié

Tout commence en réalité avant le début de la rencontre. Établir un ordre du jour que l’on partage avec les participants permet à ceux-ci d’amorcer leur réflexion en amont et d’arriver prêts à engager les débats. L’objectif de la réunion est formulé sous forme de question – exemple : comment réduire le délai de traitement des mails clients ? L’idée est d’inviter et d’inciter chaque collaborateur à proposer des éléments de réponse. Il est important à ce stade de transmettre toutes les données chiffrées et informations nécessaires.

En faisant un tour de table pour ouvrir la réunion, chaque collaborateur se sent impliqué d’emblée, il exprime par ailleurs sa vision succincte de la problématique à traiter. Le partage d’une donnée significative relative à l’ordre du jour – un retour client par exemple – s’avérera très constructif pour mobiliser les participants.

 2 conseils pour organiser ce temps d’échange collectif et éviter les décrochages

Dans l’ordre du jour établi en amont de la réunion, il est important d’avoir prévu plusieurs séquences auxquelles on attribue une durée dédiée, laquelle sera réévaluée en fonction des échanges qui se déroulent. Attention néanmoins à ne pas se laisser déborder par des problématiques secondaires ! Sans les les négliger, leur objet sera consigné pour donner lieu à des développements ultérieurs au besoin.

La stimulation de l’attention et des capacités de réflexion des collaborateurs passe par le recours à des supports et outils visuels. La vue est en effet notre sens le plus performant ! L’être humain peut décoder un volume d’informations nettement plus important si elles sont transmises de façon visuelle – il le fait beaucoup plus rapidement et à moindre effort. Dessins, schémas, mind map s’avéreront profitables pour les collaborateurs, que ce soit en mode « papier-crayon» (via des post-it par exemple) ou grâce à des outils digitaux comme ceux de Klaxoon ou Wisembly – notamment.

 3 conseils pour engager les collaborateurs dans une démarche active jusqu’à la fin de la rencontre – et au-delà

S’il convient de limiter l’usage du smartphone à des fins personnelles en réunion, son utilisation via des applis collaboratives constitue un atout. Pouvoir exprimer son point de vue dans le cadre d’un sondage (surtout pour des collaborateurs réservés n’osant pas le faire à l’oral), participer à un vote, poser des questions sans interrompre la réunion, voilà des moyens de doper les interactions entre participants ainsi que leur engagement.

Toutefois, le fait d’obtenir des contributions de qualité ne garantit pas l’organisation de réunions productives. Encore faut-il que chacun sache ce qu’il aura à faire à l’issue de la rencontre ! C’est le rôle du compte-rendu de réunion, à partager dès que possible. Il consigne les avancées au regard de l’ordre du jour, les décisions prises et les actions à mettre en œuvre. Les rôles attribués à chacun, les prochaines étapes et les dates clés y sont clairement formulés. Avant de clore la réunion, une question simple mais décisive – « Qui fait quoi et quand ? » – permet de valider le fait que l’ensemble fait l’objet d’une décision commune.

 En bonus : des réunions 100 % productives optimisent l’expérience collaborateur

Trop fréquentes, insuffisamment préparées, trop monotones au niveau du déroulé, mal cadrées et dépassant de ce fait la durée prévue : les réunions vont peu à peu « user » des collaborateurs le plus souvent conscients d’un dysfonctionnement, même s’ils ne peuvent en identifier précisément les causes.

Au-delà d’un objectif intrinsèque de productivité, l’inefficacité des réunions affecte donc la qualité de l’expérience collaborateur. Or celle-ci a un impact direct sur l’engagement et la fidélisation des talents – ou plutôt, dans la perspective que l’on vient d’évoquer, sur leur désengagement et le taux d’absentéisme voire de turn-over !

Les entreprises ont tout intérêt à structurer leurs réunions pour les rendre productives. Cela stimulera la performance collective de leurs équipes – donc la performance globale – et le développement individuel de leurs collaborateurs. Cela s’apprend, comme en témoignent les multiples formations dédiées, souvent de courte durée, proposées par des organismes comme docendi ou Elegia, entre autres.

Source : Parlons RH

 
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